Consejos para planificar una reunión familiar de cualquier tamaño

Planear una reunión familiar puede requerir tanto esfuerzo y atención a los detalles como planear una boda pequeña. Reunir a familiares lejanos de una manera conveniente y divertida para todos Este posible, sin embargo, si sabe cuándo empezar, dónde buscar alojamiento y qué planificar para garantizar el éxito. Utilice los siguientes consejos de planificación de reuniones familiares para convertirse en el héroe de su próxima reunión familiar.

Cómo elegir un destino para reuniones familiares

El primer paso en la planificación de la reunificación familiar es decidir dónde se llevará a cabo el gran evento. Es importante considerar la ubicación, el presupuesto y el tema general de la reunión de invitados. He aquí cómo hacerlo:

1. Elija una ubicación central. Dependiendo de la distancia entre los miembros de la familia, elija una ubicación central a poca distancia en automóvil, idealmente cerca de una carretera principal o al lado de un aeropuerto “hub” al que cualquiera pueda volar con un mínimo de. estrés y costo.

2. Decide un objetivo. Tu reencuentro estará dedicado al tiempo en familia, pero ¿lo pasarás al aire libre disfrutando de una actividad común, en una ciudad con acceso a museos y cultura, o principalmente en interiores?

3. Decide un presupuesto. Antes de determinar un destino y una opción de alojamiento, es fundamental definir un presupuesto general. ¿Cada miembro de la familia será responsable de su propio transporte y alojamiento? ¿Se compartirán algunos costos entre el grupo? Una encuesta informal entre los miembros de la familia puede resultar útil en esta etapa.

Asignar roles y responsabilidades a los miembros de la familia

4. Decidir el tipo de alojamiento. El costo y el tema de una reunión familiar variará según el tipo de alojamiento elegido. Considere si su familia querrá quedarse todos juntos o dividirse en unidades o habitaciones individuales. ¿Quieres comidas y actividades incluidas o prefieres planificar las tuyas?

5. Piense en un “grupo grande” al planificar. Solicite a los agentes de reservas de hoteles o complejos turísticos una oferta para reservar varias habitaciones o su tarifa de grupo. Piense en las opciones de alojamiento que es menos probable que estén a plena capacidad durante su reunión, para asegurarse de que puede obtener el espacio que necesita. Por ejemplo, un centro de esquí tiene muchas habitaciones (con descuentos) en el otoño, y un centro de golf de clima cálido tendrá más espacio durante los meses más cálidos.

Opciones de alojamiento sugeridas

Determine un horario de reunión familiar

Una vez que haya decidido a dónde ir, qué tipo de alojamiento sería el mejor y qué tipo de actividades disfrutarían los miembros de la familia, es hora de comenzar a reservar.

8 a 12 meses: Reserva alojamiento, dependiendo de la popularidad del destino. Muchas opciones de alojamiento tienen espacio limitado para grupos grandes, lo que hace que las reservas anticipadas sean esenciales. Tenga en cuenta la política de cancelación de su lugar antes de tomar la decisión de reservar. Envíe invitaciones de reunión a miembros de la familia. Enviar invitaciones ahora garantiza que los huéspedes tengan tiempo suficiente para planificar y reservar su viaje.

Seis meses después: Compre boletos de avión para viajes nacionales.

Tres meses excluyendo: Planifique un itinerario diario de todas las actividades o eventos. Tres meses es el tiempo estándar requerido por el personal del hotel o resort que contrate, los conserjes u operadores turísticos.

Un mes mas tarde: Organice a los miembros de la familia con listas de comidas, menús o tareas de cocina.

Dos semanas: Envíe por correo electrónico o publique direcciones de conducción, números de reserva o cualquier otra información detallada que los huéspedes puedan necesitar a su llegada.

Día del evento: ¡Dé la bienvenida a los miembros de la familia y diviértase!

Las mejores opciones de alojamiento por tamaño de grupo

Planificación de alimentos, comidas y actividades.

Una vez que haya descubierto a dónde ir y dónde alojarse, el siguiente paso para planificar una reunión familiar es organizar actividades y comidas. Para asegurarse de que los miembros de su familia no se dispersen con el viento (o se aburran), manténgalos actualizados con los siguientes consejos para organizar a los miembros de la familia:

Haga una lista de comidas y comparta tareas culinarias: Si tu opción de alojamiento te deja la cocina (y la limpieza), comparte la carga. Después de todo, para eso es la familia, ¿verdad? Asigne la comida principal cada noche a un miembro diferente de la familia. Decida de antemano si los alimentos se comprarán juntos o por separado.

Crea un itinerario de actividades: No todos los miembros de la familia tendrán los mismos intereses, pero van a organizar una reunión familiar para estar juntos, así que planifique al menos una actividad al día que todos puedan disfrutar juntos. Esta actividad puede ser tan simple como un paseo familiar o tan elaborada como una sesión de fotos familiar o una búsqueda del tesoro, según la edad, la movilidad y los intereses. Tenga opciones para actividades diarias adicionales, a las que los miembros de la familia pueden unirse a voluntad.

Reserva tours y experiencias grupales: Reserve una clase, un recorrido o una experiencia que sea nueva (y accesible) para todos los miembros del grupo, como una clase de cocina, un recorrido de observación de aves o una caminata por la naturaleza o la historia.

Ideas para actividades de vacaciones

Comunicarse con miembros de la familia

Finalmente, es esencial tener una comunicación sólida con los miembros de la familia durante el proceso de planificación, así como durante la reunión en sí. Utilice las siguientes herramientas para facilitar la comunicación:

Descargar aplicaciones de empresas de alquiler vacacional o resort La mayoría de las estaciones tienen su propia aplicación, que incluye mapas, recorridos a pie, actividades e información de costos. Algunas aplicaciones, como las de alquiler vacacional, incluso incluyen mensajería segura entre propietarios e inquilinos.

Utilice HipChat o WhatsApp: Hable con su familia de forma gratuita antes y durante la reunión, independientemente del proveedor o plan de datos utilizado. Sin embargo, los miembros de la familia deben tener un teléfono inteligente para usar estas aplicaciones móviles.

Utilice TripIt para compartir sus planes de vacaciones: TripIt se puede usar en una computadora de escritorio o portátil o en un teléfono inteligente, lo que permite al planificador de viajes compartir información importante del viaje, números de reserva y rutas con ciertas personas.

Utilice un grupo privado de Facebook para compartir información: Siempre que los miembros de la familia utilicen Facebook, una página de grupo privado puede permitir que los miembros compartan fotos, ideas de rutas, enlaces y opciones de alojamiento libremente.

¡Disfruta de tu reunión familiar y no olvides tomar muchas fotos!